Новосибирский металлургический завод внедрил электронный документооборот.
Компания «Нонолет – КиТ» совместно с сотрудниками новосибирского металлургического завода им. Кузьмина внедрила систему электронного документооборота OPTiMA-Workflow на базе платформы MS SQL Server.
В системе реализованы два направления документооборота. Во-первых, автоматизирован «внутренний» документооборот – создание, визирование, автоматическая рассылка, контроль обработки организационно-распорядительных документов (приказов, распоряжений, протоколов, служебных записок, часто сопровождаемых различными приложениями – отчетами, пояснительными записками и т.д.). Системой поддерживаются схемы многоуровневого согласования и утверждения документов, контекстный поиск, автоматическое формирование электронных журналов регистрации документов. Кроме того, организована обработка внешней входящей и исходящей корреспонденции – регистрация в канцелярии, внутренняя маршрутизация, подшивка в «дело». Во-вторых, создан механизм контроля исполнительской дисциплины – формирование поручений, доведение их до конечных исполнителей и контроль сроков исполнения.
Проект стартовал в апреле 2006 г., а уже в конце сентября система электронного документооборота (СЭД) была передана в промышленную эксплуатацию. В рамках проекта было произведено формализованное описание существующих процедур делопроизводства, на основании которого специалисты «Нонолет» осуществили в системе настройку регистрационных карточек документов и маршрутных схем их движения. Совместно со специалистами завода были разработаны шаблоны новых документов и отчеты для контроля исполнительской дисциплины по поручениям и времени обработки документов. Сотрудники «Нонолет» провели обучение ключевых пользователей OPTiMA-Workflow – руководителей отделов, секретарей и ответственных за делопроизводство, а также подготовили специалистов по поддержке и дальнейшему развитию системы.
В настоящий момент система OPTiMA-WorkFlow установлена на 120 рабочих местах во всех подразделениях завода. Полномасштабное внедрение СЭД позволило оптимизировать работу с организационно-распорядительными документами, доставку приказов и распоряжений во все подразделения предприятия, а также сократить время согласования и визирования документов.
В дальнейшем планируется расширение функций системы, охват новых сфер деятельности, работа по которым в настоящее время ведется по старой «бумажной технологии» – заявки на ресурсы и услуги, единая база нормативных документов, цифровая подпись и т.д.
